リモートワークで必須になる意識改革とスキル

新型コロナウイルスの影響から多くの職場でリモートワークが推奨されている昨今。しかし、どうも思ったようにうまく仕事が進まないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。リモートワークの有効性をアップするために必要な心得を日本メンタルアップ支援機構の大野萌子さんに伺いました。

CREDIT :: 文／大野萌子（日本メンタルアップ支援機構代表理事）

記事提供／東洋経済ONLINE

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャⓇ」の大野萌子です。

新型コロナウイルスの影響で、直接会う機会が減り、メールだけのやり取りに偏ってしまったり、リモートワークの機会も増え、相手とのやり取りをオンライン上で行うことも多くなっていると思います。そんな中、意思の疎通がうまくいかずにトラブルになったり、すれ違いに気づくのが遅くなりミスにつながるといったケースが増えています。

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リモートワークへの意識改革ができていない

その原因の1つは、リモートワークに対する意識の差です。やはり、まだまだオンラインを通じての取り組みに否定的な傾向があることは否めません。家にいる＝仕事をしていないというようなイメージを持つ管理者も多くいます。

「営業は、足を使え」「残業は、美徳」「少々具合が悪くても仕事をすることに熱意を感じる」といった根性論的な考え方が残念ながら根付いている職場も多いのです。今回の件に関しても、とくに3月中までは、在宅ワークを申し出ても、「何をぬるいことを、うちは通常どおり」と言われてしまうといった声もたくさん聞きました。

こうした考えの組織が、急遽、在宅ワークに切り替えたところでうまくいきません。なぜなら、意識改革が行われたわけではないからです。結局、「詳しいことは後で」「結論は、出社してから」と仕事が後回しになり、どんどん案件が暗礁に乗り上げていくといった事例や、承認印がもらえないために、決済が行えず、まったく業務が進まないといったことが起こっています。

ファイルを共有していないために、出社しないと仕事自体ができない、ということもあります。こういった社内インフラの整備がまったく整わずに見切り発車で在宅ワークになってしまうと、結局何もできなかったり、やむをえず出社するということにもなりかねません。意識改革が進まないままだと、周りが振り回されてしまいます。いまこそリーダーの方々には、柔軟性が問われると思います。

また、日本人特有の察するコミュニケーションの崩壊が起こっています。

長い時間、同じ場所にいて、相手の動きや醸し出す雰囲気、口調などを見聞きすることによって、「今、話してもいいかな」とかタイミングを計ったり、「今日はこれを言うのはまずそうだな」と判断したりしながら、微妙にやり取りの方法を調整しています。さらには、「ほら、あの件、適当に任せるよ」といったような曖昧表現をすることも多く、それを適宜、解釈しながらやり取りを行うといったことは日常茶飯事です。

しかし、リモートワークになれば、相手の動向を読めません。しかも文字ツールでの限られた情報や、短い時間でのやりとりになると、さらに推測するのは難しくなります。やりとりも「ほら、あれ」というわけにはいきません。

例えば、「先週打ち合わせた◯◯会社さんの件、提案の概要を、A4、1枚程度に明日午前中までにまとめて」といったように、具体的にもれなく内容を盛り込む必要があります。さらに、希望があれば、どのような体裁にしてほしいのかなどをより具体的に伝える必要があります。伝える側は、伝えたい意思をはっきりさせ、詳細にイメージして指示しなければならないわけです。

また、メールなどで「後で頼む」という指示を受け、今取り掛かっていることが終わってから処理しようとしてたら、「まだ？」と催促されて腹が立つなどということも頻繁に起こっています。さらに、一方的に進捗を尋ねられるので、作業が進まずにイライラするなどを訴える方もいます。見えないからこそ起こることと思いがちですが、実際には、リモートでなくとも同様のことは起こります。

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行き違いのないコミュニケーションへ転換するチャンス

リモートワークは、空気を読むといったコミュニケーションから離脱するチャンスととらえていただければと思います。曖昧な表現を使い、察するコミュニケーションは、奥ゆかしく、一見、相手を思いやるようなイメージですが、実際は違います。思い込みや、勘違いが起こりやすく、猜疑心を生みやすいのです。

相手とのやり取りは、「具体的に言わなければ通じない」「確かめなければわからない」ということを心に留め、行き違いのないコミュニケーションへの転換が必要です。人間関係トラブルは、この行き違いが起こすことが多く、それが心身の不調につながることも多くあります。

こちらがはっきりとものを言わないでいて、察しない相手が悪いというのは、傲慢以外の何者でもありません。それを今までは、疑問も持たずに平然と行っていたかもしれませんが、これを機会に、より具体的なやり取りを行っていただければと思います。一方通行ではなく、相手の意向や理解度を確認するといった相互のやり取りを徹底することで、リモートワークの有効性や将来性を見いだせることと思います。

また、通常の業務に戻った折に、さらに社内コミュニケーションの精度が上がり、生産性を上げることはもとより、トラブルやミスの回避にもつながります。今の状況を前向きに活用して、是非、風通しのよい職場づくりを目指してください。